Para hacer una subida masiva de chequeos de auditorías, es necesario preparar un archivo de texto con información determinada y que para ello haremos uso de una plantilla de Excel que se encuentra adjunta.

A continuación se explican las diferentes columnas que hay que rellenar y como ha de hacerse.

- CODIGO: Poner 0 si quieres que te asigne un número nuevo automáticamente, si quieres sobre escribir un chequeo poner el código del chequeo.

- Nombre: Escribir el nombre del chequeo o título que se le quiera dar

- Etiqueta: Poner el código de la etiqueta, que es el número que se indica en la primera columna cuando se crea una etiqueta desde Improvement>Maestros>Etiquetas.

Ilustración 1 - Ruta Improvement>Maestros>Etiquetas

Ilustración 2 - Ejemplo etiquetas

Sirve para añadir información, pero se puede poder 0 si no se quiere o no se tienen etiquetas creadas.

- Pregunta: Campo donde hay que escribir la pregunta a la que se ha de responder por ejemplo ¿Está la luz encendida? ¿Hay suciedad alrededor de la máquina? ¿Esta la presión a 1 bar?

- Bloque: Se ha de indicar el número de bloque al que pertenece el chequeo. Previamente hay que crear los bloques desde Improvement>Maestros>Bloques chequeos.

Ilustración 3 - Ruta Improvement>Maestros>Bloques chequeos

Ilustración 4 - Ejemplo de bloques de chequeos

Los bloques sirven para agrupar chequeos que queremos que aparezcan juntos en la misma página de la auditoria y que como máximo son 20 chequeos los que puede aparecer en un mismo bloque.

- Crítico: Poner 1 si es crítico y 0 si no lo es. Si se marca un chequeo como crítico y la respuesta de ese chequeo tiene un valor de 0, hace que el resto de chequeos del mismo bloque también sean 0. Si no es 0, entonces cada chequeo tiene su valor.

Dentro de Improvement>Auditorias>Tipos puntuaciones auditorias se pueden crear puntuaciones diferentes a la estandar y que sea personalizada para cada empresa o chequeo.

Ilustración 5 - Ruta Improvement>Auditorías>Tipos puntuaciones auditorías

Pulsando sobre un tipo de chequeo que esté creado o al crear uno nuevo, aquel que en la columna de porcentaje pongamos 0, será la respuesta que haga que un chequeo crítico cambie al resto de chequeos del bloque.

Ilustración 6 - Ejemplo de tipo de puntuación diferente al estándar con porcentaje 0

- Peso: Indicar el peso del chequeo para el análisis posterior de las auditorias, se indica un número que puede ser más grande o más pequeño en función de la importancia que le de la empresa o la gravedad.

- Cambio puntuación estándar: Se pone 0 si se quiere utilizar la configuración estandar o 1 si se quiere una personalizada

- Tipo puntuación: Si se ha elegido una puntuación personalizada poniendo 1 en la columna anterior, aquí se indica el código de la puntuación. Es el número de la columna código que podemos encontrar en Improvement>Auditorias>Tipos puntuación auditorias donde se dan de alta los tipos de puntuación personalizados y diferentes al estandar.

Ilustración 7 - Ruta Improvement>Auditorías>Tipos puntuaciones auditorías

Ilustración 8 - Ejemplo de Tipos puntuaciones auditorías personalizadas

Una vez relleno, hay que guardar el Excel como archivo de texto separado por tabulaciones “.txt”

Ilustración 9 - Guardar como texto (delimitado por tabulaciones)

Una vez guardado, hay que modificar la extensión y para eso abriremos el archivo con bloc de notas (botón derecho > abrir con > Bloc de notas).

Ilustración 10 - Ruta para abrir con bloc de notas

Una vez abierto el archivo tendremos que ir a Archivo > Guardar como

Ilustración 11 - Guardar como en bloc de notas

Y en la parte inferior de la ventana que nos salga, encontraremos un desplegable para cambiar la codificación, que deberá de ser “UTF-8 con BOM”

Ilustración 12 - Codificación del archivo en bloc de notas

Una vez se ha cambiado la codificación y guardado el archivo, ya se puede hacer la carga masiva. Para ello iremos a Improvement > Auditorías > Gestión chequeos auditorías.

Ilustración 13- Ruta Improvement>Auditorías>Gestión chequeos auditorías

Pulsaremos en el icono de los engranajes y pulsaremos en “importar.txt” donde después de aceptar la ventana que nos aparece con los campos necesarios para la subida masiva y que se han explicado anteriormente, nos aparecerá una ventana para seleccionar el archivo que hay que subir. Una vez seleccionado el archivo y pulsado el botón de “Abrir”, comenzará la subida masiva.

Ilustración 14 - Botón para subir archivo de carga masiva

Una vez finalizada la carga masiva, comprobar que no se ha subido la cabecera o títulos de las columnas de Excel y se ha creado un chequeo. En algunas subidas masivas la primera fila la detecta como cabecera y no la sube pero en otras si que la sube, así que es importante siempre comprobarlo.

Recientemente se ha incorporado la posibilidad de que en un chequeo se conteste una fecha, texto libre o una entidad. Si se quiere que el chequeo tenga el tipo de respuesta que se ha comentado anteriormente, habría que modificarlo desde el módulo de parametrización de forma manual, ya que no existe la posibilidad de hacerlo de forma masiva.

Ilustración 15 - Vista de un chequeo seleccionando el tipo